Для компаній, які щодня оформлюють десятки або сотні товарно-транспортних накладних, паперовий документообіг часто стає джерелом зайвих витрат. Друк, доставка документів між учасниками перевезення, пошук загублених накладних та ручне внесення даних забирають час співробітників і уповільнюють логістичні процеси. Саме тому український бізнес поступово переходить на е-ТТН (електронну товарно-транспортну накладну), яка дозволяє працювати з документами повністю в цифровому форматі.
Коли ж ідеться про компанії, які щодня оформлюють десятки або навіть сотні товарно-транспортних накладних, усі ці недоліки масштабуються та безпосередньо впливають на ефективність роботи. Саме тому дедалі більше бізнесів розглядають Е-ТТН як необхідність для ефективної роботи. Це дозволяє автоматизувати документообіг, прискорити обмін даними та мінімізувати ризики, пов’язані з паперовими документами.
На якому етапі впровадження е-ТТН в Україні
Сьогодні впровадження е-ТТН в Україні перебуває на фінальному етапі підготовки до масштабного використання. Основний функціонал вже працює: створено центральну базу даних, а провайдери електронного документообігу забезпечують формування та обмін е-ТТН між учасниками перевезення. Першим акредитованим провайдером е-ТТН в Україні став сервіс «Вчасно.ТТН», який одним із перших долучився до цифровізації логістичних процесів.
Наразі розвиток е-ТТН відбувається одразу за трьома напрямками:
- Технічне вдосконалення. Держава, провайдери та бізнес спільно розвивають функціональність е-ТТН, враховуючи практичний досвід використання системи. Зокрема, вже реалізовано механізми для оформлення типових змін під час перевезення та коригування даних у разі виникнення нестандартних ситуацій.
- Законодавче регулювання. Нормативна база е-ТТН продовжує розвиватися відповідно до потреб ринку та практики використання системи. Держава, бізнес і провайдери електронного документообігу спільно працюють над удосконаленням процесів та механізмів роботи з електронними товарно-транспортними накладними.
- Практичне тестування. Перші компанії вже використовують е-ТТН у реальних перевезеннях, тестують рішення та надають зворотний зв’язок. Саме цей досвід допомагає вдосконалювати продукт відповідно до реальних потреб ринку.
Поєднання цих трьох напрямків створює основу для повноцінного переходу українського бізнесу на електронний формат товарно-транспортних накладних.
Які галузі найактивніше впроваджують е-ТТН
Лідерами впровадження е-ТТН сьогодні є аграрний та логістичний сектор. Для аграріїв це особливо актуально через великі обсяги перевезень і специфіку роботи в сезон збору врожаю, коли за короткий період необхідно оформлювати значну кількість товарно-транспортних накладних. Саме тому функціонал е-ТТН враховує галузеві потреби, зокрема можливість зазначати орієнтовну вагу вантажу під час завантаження та фактичну після розвантаження.
Активно переходять на е-ТТН також перевізники, експедитори та 3PL-оператори, для яких цей документ є основою логістичних процесів. Для них головними перевагами електронного формату стають швидкий обмін документами між усіма учасниками перевезення, зменшення кількості ручних операцій та оперативний доступ до інформації про статус документів.
Як бізнесу почати використовувати е-ТТН
Почати працювати з е-ТТН можна двома способами. Малому бізнесу достатньо зареєструватися в сервісі та створювати документи вручну через вебінтерфейс. Для великих компаній, які щодня оформлюють багато накладних, зручніше підключити е-ТТН до власної облікової системи та автоматизувати обмін документами.
Під час впровадження е-ТТН важливо, щоб сервіс міг працювати разом із програмами, які вже використовує компанія. Це дозволяє не переносити дані вручну та не перебудовувати звичні робочі процеси. Наприклад, «Вчасно.ТТН» можна інтегрувати з SAP, TMS-системами та іншими програмами для обліку, логістики й управління перевезеннями. Для цього використовується API — інструмент, який автоматично передає дані між системами. Сам процес підключення може зайняти від одного тижня до кількох місяців залежно від готовності внутрішніх процесів компанії. Найчастіше затримки пов’язані не з технічною частиною, а з організаційними питаннями: наявністю КЕП, готовністю контрагентів та налаштуванням роботи всередині бізнесу.
Е-ТТН поступово стає новим стандартом роботи в логістиці. Уже сьогодні бізнес може перейти на електронний формат документів, скоротити витрати на паперовий документообіг та підготуватися до майбутніх змін у законодавстві. Компанії, які починають впровадження зараз, отримують можливість адаптувати процеси поступово та без поспіху, використовуючи переваги цифрових інструментів уже сьогодні.