Члени СУП взяли участь в онлайн-обговоренні створення документів постійного та тривалого зберігання в електронній формі спільно з представниками Міністерства цифрової трансформації, Державної архівної служби та Національного банку. Зустріч ініціював Комітет з ІКТ Спілки.
Сьогодні бізнес змушений створювати документи з кадрових питань, документи постійного та тривалого зберігання у двох формах: паперовій та електронній.
«Строк зберігання таких документів становить понад 10 років, тож бізнес, і державні органи несуть значні часові та грошові витрати на процеси копіювання та друку таких документів, зберігання та дублювання електронних документів у паперовій формі», – зазначає співвголова Комітету з ІКТ СУП Олександр Вернигора.
Він також зауважив, що стратегія держави та Міністерства цифрової трансформації зокрема зараз передбачають перехід всіх послуг та документообігу в електронний вигляд, тож це питання – на часі.
Представники компаній «Київстар» та Moneyveo, що є учасниками Комітету з ІКТ СУП, зазначили, що в час карантину можливість обробляти документи в електронній формі вийшли на перший план.
«Вже зараз державі спільно з бізнесом потрібно напрацювати «дорожню карту», як рухатися у напрямку зменшення частки документів, які не можемо зберігати виключно в електронній формі», – сказав радник з регуляторних питань «Київстар» Артем Фреюк.
Керівник юридичного департаменту Moneyveo Андрій Котик звернув увагу представників влади, що сьогодні бізнес повністю готовий нести витрати на впровадження електронного документообігу.
Експерт Мінінстерства цифрової трансформації з розвитку електронного документообігу Дмитро Котелевець зазначив, що Міністерство уже працює над тим, щоб скоротити список документів, що мають обов’язково дублюватися у паперовому вигляді для бізнесу.
«Ми не можемо це зробити прямо зараз, адже є документи, які мають цінність для архіву. І поки, технології, які повністю дозволяють зберігати їх лише в електронному вигляді, не існує. Міністерство не може перевести документи в електронну форму, але може дати інструменти і затвердити формати для електронних документів, яким зможуть усі користуватися.
Ще у 2018 році був затверджений Наказ, який вводить європейський стандарт за основу – ASIC. Цього року ми плануємо його повністю імплементувати технічно, аби була можливість створити і підписати документ у цьому форматі. І я думаю, бізнес також почне використовувати його як єдиний державний формат, що дуже спростить взаємодію», – додав він.
На думку Дмитра Котелевця, має існує цілий перелік електронних документів, які будуть друкуватися лише у разі нагальної потреби.
Голова Аналітичного центру СУП Андрій Єрашов також зазначив, що сьогодні бізнес прагне максимально оцифровуватись.
«Спільно з групою з лібералізації трудового законодавства у Раді з питань сприяння розвитку малого підприємництва при Президентові України, яку я очолюю, ми сформували свої пропозиції щодо цифровізації електронних документів. І наступного тижня сподіваємось на підтримку цих змін», – повідомив він.
Заступник директора Департаменту забезпечення діяльності Національного банку України Віктор Носулько під час заходу поділився досвідом переходу на електронний документооборот в НБУ.
«Ще у 2018 усі розпорядчі документи всередині органу перешли в електронний формат, але лишилося питання щодо архіву як паперового, так і електронного», – додав він.
Наприкінці зустрічі члени СУП та представники відомств домовилися про подальші технічні зустрічі та обговорити можливість скорочення переліку документів, які підлягають обов’язковому зберіганню в електронному вигляді.