Учасники Спілки українських підприємців під час Company Visit відвідали Aquavita Event – компанію, що понад 30 років організовує бізнес-подорожі та MICE-заходи.
Анатолій Юрков, співвласник Aquavita Event, розповів, як компанія бере на себе повний цикл організації подорожей та заходів — від логістики, проживання й харчування до технічного супроводу, перекладу та екскурсійних програм. Це дозволяє бізнесу зосередитися на своїх задачах, а не на деталях подорожі.
Travel-агенція виступає частиною операційної інфраструктури бізнесу, а не лише посередником. Вона дозволяє контролювати процес, коли потрібно здійснити більше 10 відряджень на місяць, організувати міжнародні поїздки чи скоординувати 50+ мандрівників та забезпечити підтримку 24/7.
MICE-агенція організовує більш складні процеси, поєднуючи координацію 1000 людей з різних країн, та пропонуючи компанії роботу з одним відповідальним партнером, а не десятками підрядників.
Трансформація бізнесу як відповідь на потрясіння
Зазвичай трансформації починаються з потрясінь. Для Aquavita Event таким моментом став 2020 рік, коли подорожі по світу зупинилися. Проте, завдяки багатопрофільності компанії вдалося переорієнтувати роботу та зберегти команду.
Як компанія адаптувалася до невизначеності розкрив Артур Коротчук, директор Aquavita Event, поділившись кейсами, що вимагали особливої підготовки та координації дій.
В умовах, коли повітряне сполучення по світу було зупинено, компанія зосередилася на морських маршрутах та логістиці для своїх клієнтів (переважно членів корабельних екіпажів). І вже в травні 2020 року першим авіарейсом з України відправили моряка для зміни екіпажу в Гібралтарській протоці. Пройшовши процес отримання всіх необхідних дозволів, Aquavita Event працювала з людьми, які застрягли в карантині на кораблях – забирали їх, розвозили додому і загалом організували більше 30 чартерних рейсів у різні країни.
Саме в цей період з’явився онлайн формат. Коли через пандемію офлайн-події були не можливими, Aquavita Event провели гібридну конференцію для фармацевтичної компанії: бронювання конференц-залів одночасно у 5 містах України, повне технічне забезпечення, синхронна трансляція на сайт замовника. Так вдалося об’єднати 650 учасників.
Були готові до повномасштабної війни завчасно
2022 рік став другим трансформаційним досвідом. За кілька годин зникла сама інфраструктура, на якій будувався business travel.
Проте компанія підготувалася завчасно: серверні потужності за кордоном, резервний банкінг, локація для роботи на заході України, частина співробітників працювала з-за кордону. В перші дні повномасштабного вторгнення вдалося вивезти людей з Києва та продовжити виконання зобов’язань перед клієнтами.
В умовах, на які не були розраховані системи, найважливішим виявився людський зв’язок. В Aquavita Event зрозуміли основні принципи стійкої операційної моделі. Швидкість стала важливішою за ідеальність – рішення ухвалювалися за хвилини, без днів погоджень. А завдяки децентралізації команда діяла без вказівок зверху.
Благодійність має бути окремим системним напрямком бізнесу
Коли у 2022 році робота зупинилася, команда Aquavita Event зосередилася на волонтерській діяльності, яка згодом трансформувалася в окремий напрямок.
“Ми передали більше 300 автомобілів Силам оборони України, та більше 60 машин швидкої допомоги. Запрошуємо долучатися до наших проєктів і допомагати ще більше спільними зусиллями”, – наголосив Анатолій Юрков.
Український ринок business travel: факти і прогнози
За останні 6 років запит клієнта до бізнес-подорожі кардинально змінився. До COVID-19 переважали бронювання квитків, проживання, трансфер, а зараз – Aquavita Event забезпечує повний цикл подорожі чи конференції, зокрема, резервні рішення, безпеку, координацію, оперативне реагування та фінансову звітність. Логістика ускладнилася і клієнт в першу чергу вимагає експертних знань, він купує контроль над невизначеністю.
Повітряний простір над Україною залишається закритим — наземна й комбінована логістика й досі є основою бізнес-подорожей. Формати MICE для українських компаній вже змістились у бік гібридних форматів і виїзних заходів за кордон. За прогнозом Aquavita Event, безпека мандрівника стане базовою відповідальністю travel-партнера. MICE остаточно розділиться на два треки: заходи всередині країни з фокусом на безпеку і представницькі заходи за кордоном. І навіть відкриття українського неба не поверне business travel у 2021 рік.
Криза перевіряє не продукт, а операційну модель — розвиваються ті, хто змінює модель, та адаптуються. Довіра клієнтів сьогодні будується не на обіцянці стабільності, а на доведеній здатності діяти в її відсутності. Вони купують не лише продукт, а впевненість у результаті.
“Непередбачуваність нікуди не зникне. Питання – наскільки готовою буде ваша операційна модель”, – підсумував Артур Коротчук.
Дякуємо команді Aquavita Event за гостинність, цікаві кейси та час, який учасники змогли провести разом, поспілкуватися один з одним та познайомитися ближче з процесами business travel.
