Міністерство юстиції України затвердило 42 примірні форми та описи уніфікованих форм типових документів, які можуть використовувати юридичні особи у своїй діяльності. Йдеться про документи, з якими бізнес працює щодня: штатний розпис, посадові та робочі інструкції, положення про структурні підрозділи, графік відпусток, колективний договір, кадрові накази, службові записки, протоколи, акти та інші організаційно-розпорядчі документи.
Новина викликала значний інтерес серед роботодавців, юристів, кадрових служб та бухгалтерів. Водночас навколо наказу вже з’явилося чимало запитань: чи потрібно терміново змінювати кадрові документи, чи є нові форми обов’язковими та чи пов’язані ці зміни з євроінтеграцією України.
Що змінилося
Наказом Міністерства юстиції України від 9 липня 2026 року №1860/5 затверджено 42 примірні форми документів для юридичних осіб.
Серед них:
- статут юридичної особи;
- положення про юридичну особу;
- штатний розпис;
- положення про структурний підрозділ;
- посадова та робоча інструкції;
- колективний договір;
- інструкція з діловодства;
- графік відпусток;
- накази про прийняття на роботу;
- накази про переведення;
- накази про відпустки;
- накази про звільнення;
- протоколи, акти, службові записки, довідки та інші організаційно-розпорядчі документи.
Фактично Міністерство юстиції запропонувало єдиний підхід до оформлення документів, які використовує переважна більшість підприємств незалежно від форми власності.
Чи потрібно терміново переписувати кадрові документи?
Ні.
Це головне, що варто знати роботодавцям.
Затверджені форми є примірними, а не обов’язковими. Тобто підприємства можуть використовувати їх як орієнтир при розробленні власних документів або оновленні вже існуючих шаблонів.
Якщо кадрова документація компанії відповідає вимогам законодавства та містить усі необхідні реквізити, обов’язку переходити на нові форми немає.
Так само законодавство не встановлює окремої відповідальності лише за те, що підприємство не використовує саме ці шаблони.
Чому Мін’юст ухвалив це рішення
Протягом багатьох років українські підприємства використовували різні підходи до оформлення внутрішніх документів.
Посадові інструкції, штатні розписи, кадрові накази чи положення про структурні підрозділи часто суттєво відрізнялися навіть у компаній однієї галузі. Частина шаблонів була розроблена десятки років тому, частина — створювалася самостійно кадровими службами або юристами.
У результаті виникла ситуація, коли однакові за змістом документи мали абсолютно різну структуру та оформлення.
Нові примірні форми покликані стати єдиним орієнтиром для підприємств, спростити підготовку внутрішніх документів та сприяти більшій уніфікації документообігу.
Крім того, їх поява відповідає загальній тенденції цифровізації управлінських процесів та впорядкування корпоративного діловодства.
Чи пов’язано це з євроінтеграцією?
Прямого зв’язку немає.
У самому наказі відсутні посилання на конкретні директиви Європейського Союзу, Угоду про асоціацію чи інші міжнародні зобов’язання України.
Водночас стандартизація документообігу, уніфікація внутрішніх процесів та розвиток сучасного корпоративного управління відповідають загальному курсу модернізації державного управління та бізнес-середовища.
Тому говорити про безпосереднє виконання євроінтеграційних вимог було б некоректно, однак сам підхід узгоджується із сучасними практиками організації управління.
Що варто зробити бізнесу
Попри те, що використання нових форм не є обов’язковим, підприємствам доцільно скористатися цією нагодою для перегляду власної документації.
Насамперед варто перевірити:
- актуальність штатного розпису;
- відповідність посадових інструкцій фактичним обов’язкам працівників;
- правильність оформлення кадрових наказів;
- відповідність внутрішніх положень організаційній структурі підприємства;
- порядок ведення кадрового та організаційного документообігу.
Для новостворених компаній або підприємств, які активно розвиваються, примірні форми можуть стати хорошою основою для побудови системи внутрішніх документів.
Позиція СУП
Для бізнесу важливо не лише знати про нові нормативні акти, а й розуміти їх практичний вплив.
Саме тому Спілка українських підприємців системно аналізує регуляторні зміни, оцінює їхній вплив на підприємницьку діяльність та надає бізнесу практичні роз’яснення.
Уніфікація документів може стати корисним інструментом для підприємств за умови, що рекомендаційний характер нових форм буде збережений і вони не перетворяться на додатковий адміністративний бар’єр під час перевірок.
СУП і надалі стежитиме за практикою застосування наказу, аналізуватиме позицію контролюючих органів та інформуватиме бізнес про всі важливі зміни у сфері трудового законодавства, кадрового обліку та регуляторної політики.
